Privacy

Privacy & Cookies Statement

This Privacy & Cookies Statement describes the nature, scope and purpose of the collection and use of personal data for the services offered by Capital Trustees AG (hereinafter “Capital“) through its website: www.capitaltrustees.ch (hereinafter the “Website“). The Statement refers exclusively to the Website and not to other websites that may be consulted by users through links on the pages of the Website.

Capital complies with the provisions of the Federal Data Protection Act of 19 June 1992 (“LPD”) and, if applicable, of the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council dated 27 April 2016 named General Data Protection Regulation or “GDPR” (both hereinafter identified as: “Applicable Regulations“).

Details of the Data Controller and Data Protection Officer

The Data Controller is: Capital Trustees AG

The Data Protection Officer is the Security Officer of Capital, reachable in Bleicherweg 50, CH – 8002 Zürich, Switzerland or at the following email address: info@capitaltrustees.ch.

Definitions

Personal Data” (hereinafter “Data“) means all information relating to an identified or identifiable person.

Sensitive Data” are Data worthy of particular protection and, in particular, Data relating to:

  • religious, philosophical, political opinions or activities,
  • health conditions, intimate sphere or ethnical belonging,
  • social assistance measures,
  • administrative and criminal proceedings or sanctions;
  • biometric Data, genetic Data and Data relating to the sexual orientation.

User Data” are Data that Capital requires in order to ensure access to the Website or sections of it; they vary according to the service requested or used. Capital withdraws user Data when registering on its Website in order to take advantage of electronic services.

Access and Navigation Data” are technical Data that are recorded during each access to the Website. Generally, they consist in access’ date and time, volume of Data transmitted, consultation achievements, browser’s type and version, browser’s URL reference, IP address and provider.

Interested party” any identified or identifiable natural person whose Data are being processed;

Data Processing” any operation relating to Data, regardless of the means and procedures used, in particular the collection, storage, use, modification, communication, or destruction of Data.

Purposes and modalities of Data Processing

The collected Data can be processed for different purposes, some of which prescribe the prior consent of the Interested party, while others do not require it. In particular, your personal Data shall be processed without the consent of the Interested party for the following purposes:

(i) Complying with specific pre-contractual or contractual obligations to you undertaken by us (Article 6, letter b, GDPR);

(ii) Complying with national or international laws and regulations, or executing orders or instructions from a judicial authority or an oversight authority to which the Data controller are subject (Article 6, letter c, GDPR);

(iii) Exercise the rights of Capital, in particular that of defense in court (Article 6, letter f, GDPR)

(iv) Pursue legitimate interests of Capital e.g the interest to establish and maintain optimal professional relationships with current and potential clients.

In this contest, the collected Data will be processed without the consent of the Interested party, to carry out customer relationship management activities, through contact persons of current and potential customers, in order to better understand their needs and expectations, improve Capital services, develop new ones based on market demands, as well as increase the business.

Your personal Data shall be processed with your consent for the following purposes:

(i) conducting marketing activities, sending newsletter,  publications, studies, survey results, market analyses and any other type of professional information material, identified as of specific interest, prepared or published by Capital, independently or in cooperation with other entities identified from time to time in the specific document;

(ii) sending invitations to respond to surveys or questionnaires, including those relating to customer satisfaction, in the interests or for the benefit of Capital or related parties.

(iii) transmit invitations to events, meetings, workshops, round tables, congresses (including professional training), identified as of specific interest to the Interested party and to conduct other activities aimed at promoting specific professional services and organized and managed by Capital or by legal entities related to it, autonomously or in collaboration with third parties identified from time to time in the invitations (brochures and / or presentations) that will be previously transmitted or delivered to collect the possible adhesion of the Interested party;

(iv) executing complementary activities following the registration for events, such as, for example, activities related to the organisation and management of the event itself;

For the purposes of processing that needs the consent of the Interested party only ‘common’ personal Data shall be processed, such as for instance: first and family name, fiscal code, VAT registration number, residence, domicile, place of work, email address, telephone and telefax number, employer, company role and/or grade, etc.

 Optional supply of Data

The provision of Data for the purposes for which the consent of the Interested party is required is optional, with the consequence that the Interested party may decide not to provide consent, or to modify or revoke it, at any time.

Failure to provide Data or failure to provide consent may make it impossible for Capital to follow up on users’ requests.

Data Processing methods

The Data Processing can take place using IT or manual tools, suitable to guarantee Data security and confidentiality and it’s carried out by employees duly trained to comply with the Applicable Regulations.

Data are processed in compliance with the applicable laws, which provide, inter alia, that they are:

  • processed in a lawful and correct manner;
  • collected and recorded for specific, explicit and legitimate purposes;
  • accurate and, if necessary, updated;
  • relevant, complete and not excessive in relation to the formalities of the treatment;
  • kept for a period of time not exceeding that necessary for the purposes for which they are collected.

Capital‘s procedures guarantee the confidentiality and security of information and its conservation in compliance with legal requirements.

Capital reserves the right to retrospectively verify user Data if illegal use is suspected.

The Treatment of Data provided through the Website is carried out on the basis of an explicit consent of the Interested Party. Consent can be revoked at any time.

Storage

Data are mainly stored on servers that host the Website; the equipment is located in Switzerland.

With reference to the fulfillment of the contractual or pre-contractual obligations assumed towards the Interested party, the Data are kept for a period of 10 years which can be increased by 12 months;

With reference to compliance with the provisions of national or international laws and regulations, the compliance with orders and prescriptions imposed by judicial authorities, supervisory bodies or professional orders, as well as to allow Capital or related entities to exercise their rights, in particular, defense in court: for the statute of limitations established by law, increased by 12 months;

With regard to customer relationship management activities for a period of 6 months following the last interaction (e.g. exchange of e-mails, phone calls and organization of meetings) attesting that there is an active relationship with the interested party.

In relation to the Marketing treatments and which provide for the consent of the interested party, personal Data will be kept for the time necessary for the execution of the activities indicated therein (sending of newsletters and other publications, transmission of invitations to events and conferences, execution of other activities aimed at promoting professional services, etc.) and in any case for no more than 2 years from the date on which Capital will receive the consent of the interested party.

Disclosure of personal Data

Data can be communicated to employees or consultants and, in general, to all those public and private subjects to whom communication is necessary for the correct fulfillment of the Data Processing or due to legal obligations.

However, it is specified that:

  • Capital does not transmit personal Data outside Switzerland, except by mean of a legal obligation or if this is necessary to fulfill requests of the Interested Party, in line with the purpose of the Data Processing, or on the instruction or (if needed) with the consent of the Interested Party;
  • no disclosure of Data to indeterminate subjects is foreseen.
Rights of the Interested Party

The applicable laws recognize the Interested Parties a series of rights including, by way of example, the right:

  • to access their Data, i.e. to receive confirmation that personal Data is being processed and, in this case, to receive information relating, in particular, to: processing purposes, categories of personal Data processed, retention period, recipients to whom they may be communicated;
  • to request its correction;
  • to request the upDating and cancellation of Data if incomplete, incorrect or collected in violation of the law;
  • to request that the Data Processing be limited to a part of the information concerning them;
  • to transmit to them or to third parties indicated by them the information concerning them (so-called “Data portability”);
  • to oppose their treatment for legitimate reasons;
  • to withdraw their consent at any time by means of a written request addressed without formalities to the Data Protection Officer.
Cookies

When a user consults the Website and the online services contained therein, one or more cookies are installed on his computer. The cookie is a text file that is installed on the user’s computer in order to allow an analysis of the use of the Website. Generally, the information obtained by cookies regarding the use of the Website (including the IP address) is transferred to a server and stored there.

Capital uses cookies to improve the comfort and quality of online offers, e.g. recording the user parameters.

You can accept or not the use of cookies. Most browsers accept them automatically, but the user can generally change his browser configuration to reject cookies.

By disabling the use of cookies, however, some functions of the Website may not be available.

Google Analytics

The Website uses Google Analytics to analyze the use of the Website itself. Google Analytics cookies manage anonymous information on the behavior of visitors of a Website. This information is submitted together with the IP addresses directly to Google.

The user can prevent the transmission of the Data recovered from cookies to Google (including the IP address) by downloading and installing the browser plugin from the following link:

https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

Informativa sulla protezione dei dati e sui Cookies

La presente informativa indica la natura, la portata e lo scopo della raccolta e dell’utilizzo dei dati personali per i servizi offerti da Capital Trustees AG (di seguito “Capital”) mediante il proprio sito internet www.capitaltrustees.ch (di seguito “Sito”). Essa, pertanto, si riferisce esclusivamente al Sito e non anche ad altri siti web eventualmente consultati dall’utente tramite link presenti sulle pagine del Sito.

Capital si attiene alle disposizioni della legge federale sulla protezione dei Dati del 19 giugno 1992 (“LPD”) e, qualora applicabile, del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 Regolamento generale sulla protezione dei Dati o “GDPR” (insieme identificati come: “Normativa Applicabile”).

Identità e Dati di contatto del titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è: Capital Trustees AG

Il Responsabile della Protezione dei Dati è il nostro Security Officer, raggiungibile in Bleicherweg 50,  8002 Zurigo, Svizzera, o al seguente indirizzo di posta elettronica: info@capitaltrustees.ch.

Definizioni

Dati personali” (di seguito “Dati”) si intendono tutte le informazioni relative a una persona identificata o identificabile.

Dati sensibili” sono Dati degni di particolare protezione e, segnatamente, i Dati relativi a:

  • opinioni o attività religiose, filosofiche, politiche o sindacali,
  • salute, sfera intima o appartenenza a una razza,
  • misure d’assistenza sociale,
  • procedimenti o sanzioni amministrativi e penali;
  • Dati biometrici, genetici e Dati relativi all’orientamento sessuale.

Dati Utente” sono Dati che Capital richiede al fine di assicurare l’accesso al proprio sito o a sezioni dello stesso; essi variano a seconda del servizio utilizzato. Capital preleva i Dati utente al momento della registrazione sul proprio sito al fine di usufruire di servizi elettronici.

Dati di Accesso e di Navigazione” sono Dati tecnici che vengono registrati durante ogni accesso al Sito. In genere essi sono costituiti da: data e ora di accesso, volume di dati trasmessi, riuscita della consultazione, tipo e versione del browser, URL di riferimento, indirizzo IP e provider richiedente.

Interessato qualsiasi persona fisica identificata o identificabile i cui Dati sono oggetto di trattamento;

Trattamento” qualsiasi operazione relativa a Dati, indipendentemente dai mezzi e dalle procedure impiegati, segnatamente la raccolta, la conservazione, l’utilizzazione, la modificazione, la comunicazione, l’archiviazione o la distruzione di Dati.

Modalità e finalità del trattamento 

I Dati raccolti possono essere trattati per diverse finalità, alcune delle quali prescrivono il previo consenso dell’Interessato, mentre altre non lo richiedono. In particolare saranno trattati senza consenso dell’Interessato i Dati raccolti per le seguenti finalità:

(i) eseguire/adempiere specifici obblighi contrattuali o precontrattuali assunti nei confronti dell’Interessato (articolo 6, lettera b, GDPR);

(ii) rispettare le disposizioni di legge e regolamenti nazionali o internazionali, oppure ottemperare gli ordini e le prescrizioni imposte da Autorità giudiziarie, Organismi di vigilanza e Ordini professionali (articolo 6, lettera c, GDPR);

(iii) esercitare i diritti di Capital, in particolare quello di difesa in giudizio (articolo 6, lettera f, GDPR).

(iv) soddisfare legittimi interessi di Capital, come ad esempio quello di instaurare e intrattenere proficue relazioni professionali con i propri clienti, attuali e potenziali. In questo caso i Dati raccolti saranno trattati senza il consenso dell’Interessato, per svolgere attività di gestione delle relazioni con la clientela, tramite persone di contatto di clienti attuali e potenziali, al fine di comprenderne al meglio le esigenze ed aspettative, migliorare i propri servizi, svilupparne di nuovi sulla base delle richieste del mercato, nonché incrementare il proprio business.

Sarà, invece, richiesto il consenso dell’Interessato per il trattamento di Dati con le seguenti finalità:

(i) svolgere attività di marketing, trasmettere Newsletter, pubblicazioni, studi, risultati di questionari, analisi di mercato, nonché ogni altra tipologia di materiale informativo di carattere professionale, identificato come di specifico interesse dell’Interessato, redatto, edito o pubblicato da Capital e/o da una o più entità giuridiche correlate, autonomamente o in collaborazione con soggetti terzi di volta in volta indicati nello specifico documento,

(ii) inviare inviti relativi alla compilazione di questionari, anche relativi al grado di soddisfazione della clientela, nell’interesse o a beneficio di Capital o di entità giuridiche ad essa correlate;

(iii) trasmettere inviti a eventi, incontri, seminari, tavole rotonde, convegni (anche volti alla formazione professionale), identificati come di specifico interesse dell’Interessato, organizzati e gestiti da Capital o da entità giuridiche ad essa correlate, autonomamente o in collaborazione con soggetti terzi di volta in volta identificati negli inviti (brochures e/o presentazioni) che verranno preventivamente trasmessi o consegnati per raccogliere l’eventuale adesione dell’Interessato;

(iv) svolgere tutte le attività strumentali e/o complementari, conseguenti e successive alla richiesta di iscrizione ad un evento.

Nell’ambito del trattamento di Dati per finalità che richiedono il consenso dell’Interessato saranno trattati unicamente Dati personali di tipo “comune” aventi ad oggetto, ad esempio: nome e cognome, codice fiscale, numero di partita IVA, residenza, domicilio, sede del luogo di lavoro, indirizzo mail, numero di telefono e fax, società datrice di lavoro, ruolo e/o inquadramento aziendale, etc.

Facoltatività del conferimento dei Dati

Il conferimento dei Dati per le finalità per cui è richiesto il consenso dell’Interessato è facoltativo, con la conseguenza che il l’Interessato potrà decidere di non fornire il consenso, ovvero di modificarlo o revocarlo in qualsiasi momento.

Il mancato conferimento dei Dati o la mancata comunicazione del consenso può comportare l’impossibilità, da parte di Capital di far seguito alle richieste degli utenti.

Modalità del trattamento 

Il Trattamento può avvenire mediante strumenti informatici o manuali, idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza e viene eseguito da personale debitamente istruito al rispetto della Normativa Applicabile.

I Dati sono trattati nel rispetto dalla Normativa Applicabile, che prevede, tra l’altro, che essi siano:

  • trattati in modo lecito e secondo correttezza;
  • raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi;
  • esatti e, se necessario, aggiornati;
  • pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle formalità del trattamento;
  • conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono raccolti.

Le procedure di Capital garantiscono la riservatezza e la sicurezza delle informazioni e la loro conservazione nel rispetto delle prescrizioni di legge.

Capital si riserva il diritto di verificare a posteriori i Dati utente se, sulla base di indizi concreti, si sospetta un utilizzo illegale.

Conservazione

I Dati vengono conservati principalmente sui server che ospitano il Sito; le apparecchiature sono dislocate in Svizzera.

Relativamente all’adempimento degli obblighi contrattuali o precontrattuali assunti nei confronti dell’Interessato, i Dati sono conservati per un periodo di 10 anni che può essere maggiorato di 12 mesi;

Con riferimento al rispetto di disposizioni di leggi e regolamenti nazionali o internazionali, all’ottemperanza di ordini e prescrizioni imposti da Autorità giudiziarie, Organismi di vigilanza o Ordini professionali, nonché per consentire a Capital o a entità correlate di esercitare i propri diritti, in particolare, quello di difesa in giudizio i Dati sono conservati per il periodo di prescrizione/decadenza stabilito dalla legge, maggiorato di 12 mesi;

Per quanto attiene alle attività di gestione dei rapporti con la clientela, i Dati sono conservati per per un periodo di 6 mesi successivi all’ultima interazione (es. scambio di e-mail, telefonate e organizzazione di meeting) attestante che vi è una relazione attiva con l’Interessato.

In relazione ai trattamenti di Marketing e che prevedono il consenso dell’Interessato, i Dati personali saranno conservati per il tempo necessario all’esecuzione delle attività ivi indicate (invio di Newsletter e altre pubblicazioni, trasmissione di inviti ad eventi e convegni, esecuzione di altre attività finalizzate alla promozione di servizi professionali, etc.) e comunque per non oltre 2 anni dalla data in cui sarà stato raccolto il consenso dell’Interessato.

Comunicazione dei Dati personali

I Dati possono essere comunicati a collaboratori, eventuali consulenti e, in genere, a tutti quei soggetti pubblici e privati cui la comunicazione sia necessaria per il corretto adempimento delle finalità del Trattamento o di obblighi di legge.

Si specifica ad ogni modo che:

  • Capital non trasmette Dati personali al di fuori della Svizzera, se non in virtù di un obbligo legale oppure se ciò è necessario per adempiere ad una richiesta dell’Interessato, in linea con lo scopo del trattamento, o su istruzione o con il consenso di quest’ultimo, ove richiesto;
  • non è prevista alcuna forma di diffusione dei Dati raccolti a soggetti indeterminati.
Diritti dell’Interessato

La normativa applicabile riconosce agli Interessati una serie di diritti tra cui, a mero titolo esemplificativo, il diritto:

  • di accedere ai propri Dati Personali, ossia di ricevere conferma che sia o meno in corso un trattamento di Dati personali e, in tal caso, ricevere informazioni relative, in particolare, a: finalità del trattamento, categorie di Dati personali trattati, periodo di conservazione, destinatari cui possono essere comunicati;
  • di chiederne la rettifica;
  • di richiedere l’aggiornamento e la cancellazione dei propri Dati, se incompleti, erronei o raccolti in violazione della legge;
  • di chiedere che il trattamento sia limitato ad una parte delle informazioni che li riguardano;
  • di trasmettere agli stessi o a terzi da questi indicati le informazioni che la riguardano (c.d. “portabilità dei Dati”);
  • di opporsi al loro trattamento per motivi legittimi;
  • di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento mediante richiesta scritta rivolta senza formalità al Responsabile della Protezione dei Dati

Una revoca del consenso non inficia la liceità del trattamento dei Dati nel periodo antecedente la revoca.

Cookies

Quando un utente consulta il Sito e i servizi online ivi contenuti, uno o più cookie si installano sul suo computer. Il cookie è un file di testo che si installa sul computer dell’utente al fine di permettere un’analisi dell’utilizzazione del sito. In genere, le informazioni ottenute dal cookie a proposito dell’utilizzo del sito internet (compreso l’indirizzo IP) vengono trasferite verso un server e ivi conservate.

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